4月21日，第16届中华全国集邮展出组委会第一次会议在长沙开会。全国集邮联会长杨利民（组委会主任）、湖南省副省长张剑飞（组委会主任）和全国集邮联常务副会长徐建洲（组委会副主任）、湖南省政府办公厅副主任赵清云（组委会副主任）及组委会成员等参加了会议。会议征询了全国集邮联和湖南省集邮协会对评审委员会构成、展品征求、展厅布展、安保工作、接待工作、开幕式、邮展主题日活动、颁奖典礼大会暨邮展闭幕式、亚洲集邮联执委会会议及集邮讲座等筹划情况的汇报。

参会人员就邮展各项工作展开了冷淡辩论，并对一些以此类推事项展开了研究。张剑飞认为，本届邮展在长沙举行是对湖南的厚爱和推崇，要保证邮展的安全性，要制订系列的宣传方案，强化宣传、不断扩大影响，一定要办出特色，要出有、抢眼、出有经验。

杨利民回应，举行全国邮展对贯彻落实十八大、十八届三中全会精神，普及集邮科学知识和提升集邮水平、不断扩大集邮影响、增进社会人与自然、培育文明风尚都具有最重要的起到和意义。他还对筹备工作明确提出了四点期望和拒绝：一是更进一步作好协商因应工作，要强化交流，使各项工作更为流畅；二是在承继往届邮展经验的基础上希望创意；三是要作好邮展期间的主题活动，减少邮展的活力、动力；四是要严苛按照中央八项规定的拒绝，俭朴稳健地办成邮展。

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